Comment s'inscrire ?

 1  Le choix du séjour.

Vous choisissez une séjour, en fonction des différents critères (autonomie, durée, lieu de séjour et point de départ). Vous pouvez également nous demander notre avis, en particulier pour une première inscription, surtout si vous avez un doute concernant l’autonomie ou des questions sur les conditions d’accueil.

2. L’option 

Vous appelez l’AVEI pour poser une option. A cette occasion il vous sera notamment demandé :

- si vous souhaitez souscrire une assurance annulation par notre intermédiaire ;

- les coordonnées postales et téléphoniques de la personne qui suit l’inscription et celle de la personne ou du service qui assure ou se porte garant du financement, ainsi que le nom du responsable légal habilité à autoriser l’inscription s’il s’agit d’une autre personne que celle qui suit l’inscription.

- des informations relatives aux difficultés physiques et sur les soins infirmiers éventuels.

3. L’envoi du bulletin d’inscription

Suite à l’option, nous vous adressons un bulletin d’inscription accompagné d'une facture proforma récapitulant les sommes à joindre à votre demande d'inscription (comprenant les arrhes, la cotisation et l’assurance annulation si vous avez demandé à la souscrire).

Cas des personnes relevant de l’ASE : pour respecter les règles de comptabilité publique, nous vous adressons un devis portant sur la totalité du prix du séjour, la cotisation et l’assurance annulation, si vous l’avez demandée lors de la prise d’option. Vous nous le retournez avec la mention « bon pour accord », la date et la signature (accompagné éventuellement de vos propres documents d’accord de prise en charge). La facture sera éditée à l’issue du séjour.

Vous disposez de 3 semaines maximum, pour nous retourner le bulletin correctement rempli (autorisation d’inscription, bilan éducatif et projet de vacances).

Au delà de ce délai, l’option est automatiquement levée et la place proposée à quelqu’un d’autre. Si vous rencontrez une difficulté justifiant une demande de prolongation de ce délai, signalez-le-nous par téléphone. L’option sera maintenue une semaine supplémentaire (une seule prolongation possible).

Bulletin incomplet

Si le bulletin est incomplet (tous les champs doivent être renseignés), il vous sera retourné sans pour autant que le délai de l’option soit prolongé.

4. Validation de l’inscription

A réception du bulletin d’inscription dûment complété, nous étudions votre demande. Si au regard du bilan, le séjour ne nous paraît pas adapté, nous vous contactons pour envisager avec vous un autre séjour ou de renoncer au projet (dans ce cas les arrhes et la cotisation ne seront pas encaissées). Si nous validons l’inscription, celle-ci devient définitive. Cette validation vous est signifiée par l’envoi du dossier de renseignements complémentaires et de la facture du solde du séjour qui sera à régler 1 mois maximum avant le séjour.

5. Le dossier de renseignements complémentaires.

Le dossier de renseignements comprend : le carnet d’adresse du vacancier, à compléter et à nous retourner ; une fiche sanitaire de liaison à faire remplir par un médecin et à nous retourner ; si le vacancier est majeur, un contrat de vente établi en 2 exemplaires, dont un exemplaire signé par la personne désignée comme « l’acheteur » doit nous être retourné.

Vous joindrez à ce dossier : une copie de l’attestation de sécurité sociale ; la copie de l’attestation CMU le cas échéant et les photocopies du carnet de vaccination.

 6. La convocation de départ
4 à 6 semaines avant le début du séjour, vous recevrez la convocation de départ, vous précisant les lieux et horaires de rendez-vous, une fiche trousseau, et une fiche traitement.
Cette dernière est remplie au dernier moment pour prendre en compte d’éventuels changements de traitement entre l'inscription et le moment du départ. Vous la remettrez aux animateurs au moment du départ.