1 – Recevoir une brochure
Vous pouvez choisir un séjour à partir de notre site. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires.
Nous pouvons aussi vous adresser notre brochure par courrier postal. Pour cela il vous suffit d’en faire la demande par téléphone au 05.45.82.81.73 ou par mail à secretariat.avei@orange.fr.
2 – Le choix du séjour
Vous choisissez un séjour, en fonction des différents critères (autonomie, durée, lieu de séjour et point de départ). Vous pouvez également nous demander notre avis, en particulier pour une première inscription, surtout si vous avez un doute concernant l’autonomie ou des questions sur les conditions d’accueil.
3 – L’option
Vous appelez l’AVEI pour poser une option. A cette occasion il vous sera notamment demandé :
- si vous le souhaitez, vous pouvez souscrire une assurance annulation par notre intermédiaire (pour plus d’informations : cliquez ici)
- les coordonnées postales et téléphoniques de la personne qui suit l’inscription et celles de la personne ou du service qui assure ou se porte garant du financement, ainsi que le nom du responsable légal habilité à autoriser l’inscription s’il s’agit d’une autre personne que celle qui suit l’inscription.
- des informations relatives aux difficultés physiques et sur les soins infirmiers éventuels.
4 – L’envoi du bulletin d’inscription
Suite à l’option, nous vous adressons un bulletin d’inscription accompagné d’une facture pro-forma récapitulant les sommes à joindre à votre demande d’inscription (comprenant les arrhes, la cotisation et l’assurance annulation si vous souhaitez la souscrire). Si le vacancier est majeur, un contrat de vente établi en 2 exemplaires, dont un exemplaire signé par la personne désignée comme « l’acheteur » doit nous être retourné.
Cas des personnes relevant de l’ASE : pour respecter les règles de comptabilité publique, nous vous adressons un devis portant sur la totalité du prix du séjour, la cotisation et l’assurance annulation, si vous souhaitez la souscrire. Vous nous le retournez avec la mention « bon pour accord », la date et la signature (accompagné éventuellement de vos propres documents d’accord de prise en charge). La facture sera éditée à l’issue du séjour.
Vous disposez de 3 semaines maximum pour nous retourner le bulletin correctement rempli (autorisation d’inscription, bilan éducatif et projet de vacances).
Au delà de ce délai, l’option est automatiquement levée et la place proposée à quelqu’un d’autre. Si vous rencontrez une difficulté justifiant une demande de prolongation de ce délai, signalez-le-nous par téléphone. L’option sera maintenue une semaine supplémentaire (une seule prolongation possible).
5 – Validation de l’inscription
A réception du bulletin d’inscription dûment complété, nous étudions votre demande. Si au regard du bilan, le séjour ne nous paraît pas adapté, nous vous contactons pour envisager avec vous un autre séjour ou renoncer au projet (dans ce cas les arrhes et la cotisation ne seront pas encaissées).
Si nous validons l’inscription, celle-ci devient définitive. Cette validation vous est signifiée par l’envoi du dossier de renseignements complémentaires et de la facture du solde du séjour qui sera à régler un mois maximum avant le séjour.
6 – Le dossier de renseignements complémentaires
Le dossier de renseignements comprend : le carnet d’adresse du vacancier, à compléter et à nous retourner ; une fiche sanitaire de liaison.
Vous joindrez à ce dossier : une copie de l’attestation de sécurité sociale ; la copie de l’attestation CMU le cas échéant et les photocopies du carnet de vaccination.
7 – La convocation de départ
Un mois avant le début du séjour, vous recevrez la convocation de départ, vous précisant les lieux et horaires de rendez-vous, une fiche trousseau, et une fiche traitement.
Cette dernière est remplie au dernier moment pour prendre en compte d’éventuels changements de traitement entre l’inscription et le moment du départ. Vous la remettrez aux animateurs au moment du départ.